在制药行业，GMP（药品生产质量管理规范）认证是企业合法运营和产品进入市场的基本门槛。它不仅关乎企业的合规性，更直接影响到公众用药安全。然而，在实际操作中，许多企业在文件管理方面存在严重漏洞，导致无法通过GMP认证，甚至在认证过程中被责令停产整顿。某省一家中型制药企业在2021年申请GMP再认证时遭遇失败，其根本原因正是文件管理系统混乱，这一案例值得全行业警醒。

该企业主要从事口服固体制剂的生产，此前已通过多次GMP认证，具备一定的生产基础。但在2021年的现场检查中，检查组在文件管理环节发现了大量问题。首先，企业的质量管理体系文件未实现统一归口管理，不同部门保存着多个版本的操作规程（SOP），且部分文件为手写修改，无审批记录。例如，在提取车间的《批生产记录》中，检查人员发现同一工序的操作参数在不同批次间存在明显差异，而对应的SOP却未更新，也未说明变更依据。这种“文件与实际操作脱节”的现象，直接违反了GMP关于“所有活动必须有据可依、有迹可循”的基本原则。

更严重的是，该企业的电子文档管理系统缺乏权限控制和审计追踪功能。质量管理部门使用的文件服务器允许多人随意上传、删除文件，且无时间戳记录。检查当天，检查员随机调取一份《清洁验证报告》，发现其最后修改时间为一周前，但修改人并非质量负责人，也未经过QA审核。进一步调查发现，该报告的关键数据曾被人为调整，以符合预期结果，属于典型的“数据完整性”问题。根据中国GMP附录《计算机化系统》的要求，此类系统必须具备用户权限分级、操作日志记录和防止数据篡改的功能，而该企业显然未能达标。

此外，文件的存档与追溯机制也极为混乱。检查组要求提供近三年某重点品种的全部批生产记录和检验记录，企业耗时两天才勉强整理出材料，且部分纸质记录因存放不当出现字迹模糊、页码缺失等问题。更有甚者，个别批次的中间体检验记录竟与成品放行记录不一致，存在“补记录”“造记录”的嫌疑。这些情况严重动摇了检查组对企业质量保证能力的信任。

最终，检查组出具了数十项缺陷项，其中关键缺陷达5项，直接导致GMP再认证不予通过。企业被迫暂停相关生产线，进行为期三个月的全面整改。在此期间，企业损失订单超过千万元，客户信任度大幅下降，甚至有长期合作的经销商终止了采购协议。更为深远的影响是，该企业在后续投标中屡屡受挫，因“曾有重大合规问题”被排除在外。

事后复盘，企业高层承认，长期以来对文件管理重视不足，认为“只要生产正常、产品合格就行”，忽视了GMP“软件”建设的重要性。文件管理被视为行政事务，而非质量体系的核心组成部分。IT投入不足，档案管理制度形同虚设，员工培训流于形式，导致问题积重难返。

这一案例深刻揭示了文件管理系统混乱对GMP认证的致命影响。文件不仅是记录，更是质量体系运行的证据链。从原料入库到成品放行，每一个环节都依赖准确、完整、可追溯的文件支持。一旦文件失真或缺失，整个质量体系便失去可信度。尤其是在当前监管趋严的背景下，国家药监局多次强调“数据可靠性”和“文件真实性”，对伪造、篡改记录的行为实行“零容忍”。

要避免类似悲剧，企业必须从战略层面重建文件管理体系。首先，应建立统一的文件控制中心，明确文件的起草、审核、批准、分发、修订和废止流程，确保所有文件受控管理。其次，引入符合GMP要求的电子文档管理系统（EDMS），实现版本控制、权限管理和审计追踪。同时，加强员工培训，强化“写所做、做所写、记所做”的意识，杜绝口头指令和事后补录。最后，定期开展内部审计，主动发现并纠正文件管理中的偏差。

总之，GMP认证不仅是硬件设施的比拼，更是管理体系严谨性的考验。文件管理看似琐碎，实则是质量文化的缩影。一个连文件都管不好的企业，难以让人相信其能持续稳定地生产出安全有效的药品。唯有将文件管理提升到战略高度，才能真正筑牢药品质量安全的防线。